Hoe makkelijk is het om over te stappen naar een andere boekhouder?

Hoe makkelijk is het om over te stappen naar een andere boekhouder?Makkelijker dan de meeste ondernemers denken. Je nieuwe kantoor neemt in de praktijk het grootste deel van de overstap over: het contacteert je oude boekhouder en vraagt je dossier op. Wat jij doet, is je opzegtermijn respecteren — meestal twee tot drie maanden — en het juiste moment kiezen.

En één ding dat veel mensen tegenhoudt, klopt niet: je oude boekhouder mag je boekhouding niet achterhouden, ook niet bij een onbetaalde factuur. Er bestaat geen retentierecht op je boekhoudkundige stukken. Die blijven van jou.

Het stappenplan1. Kies eerst je nieuwe kantoor. Zeg pas op als je weet waar je naartoe gaat. Anders zit je zonder aanspreekpunt op het moment dat er een aangifte moet gebeuren.

2. Kijk je opdrachtbrief na. Daarin staat je opzegtermijn. Twee tot drie maanden is gangbaar. Staat er niets op papier, dan geldt een redelijke termijn — ook dan is het correct om enkele maanden vooraf te melden.

3. Zeg schriftelijk op. Een korte, zakelijke mail of brief volstaat. Vermeld de einddatum en vraag om de overdracht van je dossier. Je hoeft geen reden op te geven.

4. Laat je nieuwe kantoor de overdracht regelen. Je machtigt hen om je stukken op te vragen. Onder collega's is dat een courante procedure.

5. Controleer wat je terugkrijgt. Zie de lijst hieronder.

6. Regel je mandaten opnieuw. Je nieuwe kantoor heeft een nieuw mandaat nodig om aangiftes in te dienen via Intervat en Tax-on-web. Dat regelen zij, maar het vraagt jouw digitale handtekening.

Wat je oude boekhouder moet overdragen

• Je boekhouding van de voorbije jaren, digitaal of op papier
• Je proefbalansen en historieken
• De jaarrekeningen en fiscale aangiftes die zijn ingediend
• Je originele stukken en facturen
• Het afschrijvingstabel van je investeringen
• Openstaande klanten- en leveranciersposten

Wat een kantoor wel mag behouden, is zijn eigen interne werkdocumenten. De boekhouding zelf en je originele stukken zijn van jou.

Wanneer stap je best over?Het beste moment: bij de start van een nieuw boekjaar. Voor de meeste zaken is dat 1 januari. Dan begint je nieuwe kantoor met een schone lei en hoeft niemand halverwege werk over te nemen.

Tweede beste moment: bij de start van een nieuw btw-kwartaal. Dan valt de overdracht samen met een natuurlijke afsluiting.

Vermijd: midden in een kwartaal, en vermijd zeker de weken vlak vóór een aangiftedeadline. Dan doe je dubbel werk en betaal je dat ook dubbel.

Zit je vast tot 1 januari maar wil je nu al beslissen? Dan is dit het moment om te vergelijken en je opzeg te versturen, zodat de termijn intussen loopt.

Wat kost overstappen?

De overstap zelf is gratis. Reken wel op:

• De eindafrekening van je huidige kantoor voor het werk dat al gedaan is
• Een opzegvergoeding als je de termijn niet respecteert
• Een eenmalige opstartkost bij je nieuwe kantoor, als zij het voorgaande boekjaar moeten nakijken. Reken op een paar honderd euro, afhankelijk van de staat van je dossier
• Dubbel werk als je midden in een periode overstapt

Vraag je nieuwe kantoor vooraf of er een overnamekost is. Sommige kantoren nemen die op zich als je een jaarcontract aangaat.

Redenen om over te stappen — en één om te blijven

Ondernemers stappen meestal over om deze redenen:

• Antwoorden duren te lang, of komen niet
• De facturen verrassen, met posten die niet besproken waren
• Geen advies, enkel verwerking
• Het kantoor werkt nog volledig op papier terwijl jij digitaal wil
• Je zaak is gegroeid en het kantoor groeit niet mee
• De prijs ligt duidelijk boven de markt voor hetzelfde werk

En de reden om te blijven: als het enige probleem de prijs is, is één gesprek vaak genoeg. Leg je huidige kantoor de marktprijzen voor en vraag of ze hun tarief kunnen herbekijken, of hun pakket kunnen aanpassen. Ze kennen je dossier al — dat is geld waard. Werkt dat niet, dan weet je tenminste dat je overstap gegrond is.

Vergelijk eerst, zeg daarna opVergelijk de maandprijzen van kantoren in jouw regio →

Bekijk de kantoren in Vlaams-Brabant, of lees waar je op let bij het kiezen van een nieuw kantoor.

Veelgestelde vragenMag mijn boekhouder mijn stukken achterhouden als ik nog een factuur openstaan heb? Nee. Op je boekhouding en je originele stukken bestaat geen retentierecht. De openstaande factuur blijft uiteraard wel verschuldigd, maar dat is een aparte discussie.

Moet ik een reden opgeven als ik opzeg? Nee. Een correcte, zakelijke opzeg volstaat.

Hoelang duurt de overdracht? In de praktijk enkele weken. Bij een goed georganiseerd digitaal dossier gaat het sneller.

Kan ik midden in het jaar overstappen? Het kan, maar het is duurder. Je nieuwe kantoor moet dan het lopende jaar overnemen en vaak nakijken. Wacht als het kan tot een kwartaal- of boekjaargrens.

Moet ik mijn nieuwe boekhouder alles opnieuw uitleggen? Deels wel. Reken op één intakegesprek. Hoe beter je dossier van het vorige kantoor overkomt, hoe korter dat gesprek.