Is een boekhouder verplicht voor een eenmanszaak?

Is een boekhouder verplicht voor een eenmanszaak?Nee. Een externe boekhouder is in België niet wettelijk verplicht voor een eenmanszaak. Wat wél verplicht is: een correcte, controleerbare boekhouding voeren en je aangiftes tijdig indienen. Wie dat doet, mag dat gerust zelf doen. De wet stelt eisen aan het resultaat, niet aan wie het werk uitvoert.

Voor een vennootschap ligt het praktisch anders — daar is de boekhouding zo veeleisend dat zo goed als niemand het zonder professional doet.

Wat de wet wél van je vraagt

Als zelfstandige met een eenmanszaak moet je een boekhouding voeren die je verrichtingen volledig en juist weergeeft. Voldoe je aan de voorwaarden, dan mag dat in de vereenvoudigde vorm.

Vereenvoudigde boekhouding mag je voeren als je een eenmanszaak hebt — of een vof of comm.v. — met een jaaromzet onder €500.000 exclusief btw. Bepaalde sectoren zijn uitgesloten: verzekeringen, kredietverrichtingen, beleggingen en beursverrichtingen.

Je houdt dan drie of vier boeken bij:

• een financieel dagboek (kas- en bankverrichtingen)
• een aankoopboek
• een verkoopboek
• een inventarisboek met je jaarlijkse inventaris

Zit je boven €500.000 omzet, of val je in een uitgesloten sector, dan moet je een dubbele boekhouding voeren, met een gestandaardiseerd rekeningstelsel en een volwaardige jaarrekening. Datzelfde geldt voor elke bv en nv, ongeacht de omzet.

En je aangiftes?

Los van je boekhouding heb je elk jaar of elk kwartaal een aantal verplichtingen:

• Btw-aangifte per kwartaal of per maand, als je btw-plichtig bent
• Jaarlijkse klantenlisting van je btw-plichtige klanten
• Aangifte personenbelasting, met het deel over je zelfstandige inkomsten
• Intracommunautaire opgave, als je in de EU verkoopt

Ook die mag je zelf indienen. Termijnen missen kost boetes en nalatigheidsinteresten, en dat is de meest voorkomende reden waarom zelfstandigen die het eerst zelf deden, alsnog naar een kantoor stappen.

Wanneer is zelf doen realistisch?

Zelf doen werkt in de praktijk als je situatie eenvoudig blijft:

• Je werkt in bijberoep of net gestart, met een beperkt aantal facturen
• Je hebt geen personeel
• Je hebt geen voorraad, geen wagen op de zaak, geen grote investeringen
• Je verkoopt niet in het buitenland
• Je bent bereid om elk kwartaal een halve dag vrij te maken en de regels bij te houden

Zodra je in twee of meer van die punten "nee" moet antwoorden, wordt zelf doen sneller duur dan een kantoor. Niet omdat het niet kan, maar omdat de fouten die je maakt geld kosten — en omdat je uren aan administratie besteedt die je aan je zaak had kunnen besteden.

Wanneer heb je er in de praktijk toch één nodig?

Voor deze situaties raden zelfs voorstanders van zelf boekhouden een professional aan:

• Je richt een vennootschap op. Dubbele boekhouding, jaarrekening neerleggen, vennootschapsbelasting — dat is geen zelfdoe-werk.
• Je neemt personeel aan. Loonadministratie zit doorgaans bij een sociaal secretariaat, maar de fiscale doorwerking niet.
• Je krijgt een controle. Dan wil je iemand die de taal van de controleur spreekt.
• Je investeert groot. Afschrijvingen, btw-herzieningen en investeringsaftrek zijn keuzes die jaren doorwerken.
• Je twijfelt over forfait of werkelijke kosten. Dat is elk jaar opnieuw een rekensom.

Is een boekhouder verplicht voor een bv?

Wettelijk gezien is ook daar geen externe boekhouder verplicht. Maar een bv moet een dubbele boekhouding voeren, jaarlijks een jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank en een aangifte vennootschapsbelasting indienen. In de praktijk gebeurt dat bij zo goed als elke bv door een erkend kantoor.

Wat kost het als je toch kiest voor een kantoor?

Voor een eenmanszaak in bijberoep zit je vandaag rond €50 tot €120 per maand, in hoofdberoep rond €70 tot €250. Voor een bv rond €250 tot €500. Die kost is bovendien volledig aftrekbaar als beroepskost.

Vergelijk boekhouders op maandprijs in jouw regio →

Lees ook kan ik mijn boekhouding zelf doen met software en wat doet een boekhouder precies, of bekijk de kantoren in Oost-Vlaanderen.

Veelgestelde vragenKrijg ik een boete als ik geen boekhouder heb? Nee. Je krijgt wel een boete als je boekhouding niet in orde is of je aangiftes te laat zijn — ongeacht wie ze doet.

Hoe lang moet ik mijn boekhouding bewaren? Boekhoudstukken bewaar je zeven jaar. Dat geldt ook als je alles zelf doet en digitaal werkt.

Is een boekhouder verplicht in bijberoep? Nee. In bijberoep gelden dezelfde regels als in hoofdberoep: de boekhouding moet correct zijn, wie ze voert maakt de wet niet uit.

Moet mijn boekhouder erkend zijn? Als je iemand inschakelt die het beroep uitoefent, moet die ingeschreven zijn bij het ITAA. Dat is de beroepsinstelling voor accountants en belastingadviseurs. Doe je alles zelf, dan geldt die eis uiteraard niet.