Kan ik mijn boekhouding ook zelf doen met software?

Kan ik mijn boekhouding ook zelf doen met software?Ja, dat mag. Voor een eenmanszaak met een vereenvoudigde boekhouding is zelf boekhouden met software perfect wettelijk, en voor een klein dossier ook praktisch haalbaar. Reken op €200 tot €400 per jaar voor een abonnement, tegenover €600 tot €2.700 per jaar voor een kantoor.

Waar het misloopt, is bijna nooit bij het invoeren. Het loopt mis bij de keuzes: wat is beroepsmatig, hoe schrijf je een investering af, forfait of werkelijke kosten, welk btw-tarief geldt hier. Software vult in wat jij ingeeft; ze zegt niet dat je iets vergeet.

Wanneer werkt zelf boekhouden?

Het werkt goed als je situatie eenvoudig en stabiel is:

• Je werkt in bijberoep of bent net gestart
• Je hebt weinig facturen en weinig kostensoorten
• Je hebt geen personeel, geen voorraad, geen wagen op de zaak
• Je verkoopt enkel in België
• Je bent bereid om elk kwartaal tijd vrij te maken en de regels op te volgen

Wanneer werkt het niet?

• Je hebt een vennootschap. Dubbele boekhouding, jaarrekening neerleggen, vennootschapsbelasting. Praktisch onhaalbaar zonder professional.
• Je hebt personeel. Loonadministratie en de fiscale doorwerking ervan.
• Je koopt of verkoopt in het buitenland. Intracommunautaire regels, verlegging van heffing, drempels.
• Je doet grote investeringen. Afschrijvingen en btw-herzieningen zijn keuzes met een staart van jaren.
• Je hebt gemengd gebruik. Een wagen, een werkruimte thuis, een gsm. Elk daarvan heeft eigen regels.
• Je hebt geen zin in administratie. Dat is een geldige reden. Boekhouding die je uitstelt, wordt duurder dan boekhouding die je uitbesteedt.

Wat kost zelf boekhouden echt?

Post

Kost per jaar

Boekhoudsoftware voor een zelfstandige

€200 – €400

Aangifte laten nakijken door een kantoor

€150 – €300

Jouw tijd, 2 uur per maand aan €50

€1.200

Dat laatste is de post die iedereen weglaat. Reken hem toch mee: als je 24 uur per jaar aan administratie besteedt en je uurtarief is €50, dan kost zelf doen je €1.200 aan niet-gefactureerde tijd. Dat is meer dan wat een kantoor voor een eenvoudige eenmanszaak vraagt.

Reken er ook mee dat de kost van een kantoor volledig aftrekbaar is als beroepskost, terwijl je eigen uren dat niet zijn.

De tussenweg die de meeste zelfstandigen kiezen

Je hoeft niet te kiezen tussen alles zelf en alles uitbesteden. Drie tussenvormen komen veel voor:

Jij factureert, het kantoor boekt. Je maakt je facturen in software die rechtstreeks koppelt met het kantoor. Zij doen de rest. Dit is vandaag de standaard bij digitale kantoren en het drukt de prijs, omdat het kantoor minder inputwerk heeft.

Jij boekt, het kantoor controleert en dient in. Je voert alles zelf in, het kantoor kijkt per kwartaal na en dient de aangiftes in. Goedkoper dan een volledig pakket, met een veiligheidsnet.

Zelf doen, één keer per jaar advies. Je doet alles zelf en betaalt één gesprek per jaar rond de afsluiting. Het goedkoopst, maar je mist de correcties tijdens het jaar.

Wat je nodig hebt als je het zelf doet

• Software die de Belgische btw-aangifte en Intervat ondersteunt — Nederlandse pakketten werken hier niet
• Een gescheiden zakelijke rekening
• Een systeem om je stukken zeven jaar te bewaren
• Een agenda met alle deadlines: btw, listing, voorafbetalingen, aangifte
• De discipline om maandelijks bij te werken, niet per kwartaal

Voor je beslist: vergelijk de echte kost

Voor je uitrekent of zelf doen goedkoper is, moet je weten wat een kantoor jou zou vragen. Dat verschilt sterker per kantoor dan de meeste mensen denken — enkele honderden euro's per jaar voor exact hetzelfde werk is geen uitzondering.

Bekijk de maandprijzen van kantoren in jouw regio →

Lees ook is een boekhouder verplicht en werkt een boekhouder digitaal, of bekijk de kantoren in West-Vlaanderen.

Veelgestelde vragenMag ik mijn btw-aangifte zelf indienen? Ja, via Intervat. Je hebt daarvoor je eID of itsme nodig. Let op de termijnen: te laat indienen kost een boete, ook als er niets te betalen valt.

Is Excel toegelaten als boekhouding? Voor een vereenvoudigde boekhouding kan het technisch, maar het is kwetsbaar: geen controles, geen sluitende nummering, makkelijk aanpasbaar achteraf. Bij een controle is dat lastig verdedigbaar. Boekhoudsoftware is voor een paar honderd euro per jaar de betere keuze.

Kan ik later nog overstappen naar een boekhouder? Ja, en dat gebeurt vaak. Een kantoor neemt je bestaande cijfers over. Reken wel op een eenmalige kost om het voorgaande jaar na te kijken, zeker als er correcties nodig zijn.

Werkt Nederlandse boekhoudsoftware ook in België? Zelden goed. De btw-aangifte, de rekeningstelsels en de aangiftesystemen verschillen. Kies software die expliciet voor de Belgische markt gemaakt is.