Wat doet een boekhouder precies voor je bedrijf?

Wat doet een boekhouder precies voor je bedrijf?Een boekhouder verwerkt je in- en uitgaande facturen, dient je btw-aangiftes en je fiscale aangiftes in, stelt je jaarcijfers op en bewaakt of je verplichtingen tijdig nagekomen worden. Bij een vennootschap komt daar de jaarrekening en de vennootschapsbelasting bij. Daarnaast is een goede boekhouder je klankbord bij beslissingen met een financiële staart: een investering, een aanwerving, een prijsverhoging.

Hieronder zie je wat er in de praktijk in een pakket zit — en wat er meestal niet in zit.

De vaste taken: het maandelijkse werkBoekhouding voeren. Aankoop- en verkoopfacturen inboeken, bankverrichtingen koppelen, kasverrichtingen verwerken. Dat gebeurt vandaag bij de meeste kantoren digitaal: jij levert aan via een app of een mailbox, het kantoor verwerkt.

Btw-opvolging. Je btw-aangifte per kwartaal of per maand opstellen en indienen, controleren of je aftrek correct is en of je klantenlisting klopt. Verkoop je in het buitenland, dan ook je intracommunautaire opgave.

Bewaking van de termijnen. Aangiftes, listings, voorafbetalingen, neerleggingen. Dit is de minst zichtbare taak en tegelijk de meest waardevolle: boetes en nalatigheidsinteresten kosten meer dan het kantoor.

De jaarlijkse taken: de afsluitingJaarafsluiting. Je resultaat van het voorbije boekjaar berekenen: afschrijvingen boeken, voorraad opnemen, kosten en opbrengsten in het juiste jaar plaatsen.

Fiscale aangifte. Personenbelasting bij een eenmanszaak, vennootschapsbelasting bij een bv. Daarbij horen keuzes die je belastingfactuur echt beïnvloeden: forfait of werkelijke kosten, hoe je een investering afschrijft, welke aftrekken je gebruikt.

Jaarrekening. Bij een vennootschap: opstellen en neerleggen bij de Nationale Bank. Bij een eenmanszaak met vereenvoudigde boekhouding volstaat je inventaris.

De taken die het verschil maken

Dit is waar kantoren echt van elkaar verschillen, en waar je bij het vergelijken op moet letten.

Advies vooraf. Wat kost het je netto als je een wagen op de zaak zet? Wat is het verschil tussen jezelf een loon uitkeren of een dividend? Wanneer is de stap naar een vennootschap voordelig? Een kantoor dat die vragen beantwoordt vóór je beslist, is meer waard dan een kantoor dat het achteraf netjes boekt.

Cijferoverleg. Een gesprek per kwartaal of per semester over je marge, je openstaande klanten en je cashpositie. Sommige kantoren doen dat standaard, andere enkel op vraag, andere niet.

Begeleiding bij controle. Als de fiscus of de btw-administratie langskomt, is het kantoor je aanspreekpunt.

Opstart. Financieel plan, keuze tussen eenmanszaak en vennootschap, aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds, btw-activering.

Wat een boekhouder meestal niet doet

• Je loonadministratie. Dat loopt doorgaans via een sociaal secretariaat, al coördineert het kantoor vaak wel.
• Je facturen opmaken en versturen. Dat blijft jouw werk, of dat van je facturatiesoftware.
• Je klanten aanmanen. Sommige kantoren bieden dit aan als extra dienst.
• Je subsidiedossiers. Enkele kantoren doen dit, de meeste niet.
• Juridisch advies. Contracten en geschillen horen bij een advocaat of notaris.
• Audit. Het certificeren van jaarrekeningen bij grote ondernemingen is het werk van een bedrijfsrevisor.

Hoe verloopt de samenwerking in de praktijk?

Bij de meeste kantoren ziet een normaal jaar er zo uit:

1. Doorlopend: jij levert je facturen digitaal aan, het kantoor verwerkt en boekt.
2. Per kwartaal: btw-aangifte, en bij sommige kantoren een korte cijferupdate.
3. In het voorjaar: afsluiting van het vorige boekjaar en de fiscale aangifte.
4. Bij vragen: je belt of mailt. Of dat in je tarief zit, verschilt sterk per kantoor — vraag ernaar.

Wat kost dat allemaal?

Voor een eenmanszaak zit je meestal tussen €50 en €250 per maand, voor een kleine vennootschap tussen €250 en €500. Het verschil zit niet alleen in de prijs, maar vooral in wat er in het pakket zit.

Op boekhoudersvergelijken.be zie je van deelnemende kantoren de maandprijs die ze zelf hebben opgegeven. Zo weet je vóór het eerste gesprek al of je in dezelfde orde van grootte zit.

Vergelijk boekhouders op prijs en aanbod →

Lees ook het verschil tussen een boekhouder en een accountant, of bekijk de kantoren in Antwerpen.

Veelgestelde vragenHoe vaak hoor ik mijn boekhouder? Dat verschilt sterk. Sommige kantoren plannen een vast overleg per kwartaal, andere hoor je enkel bij de jaarafsluiting. Als je regelmatig contact belangrijk vindt, vraag daar dan expliciet naar bij de kennismaking.

Doet mijn boekhouder ook mijn privéaangifte? Vaak wel, soms tegen een meerprijs. Vraag dit na, want het is een klassieke verrassing op de eerste factuur.

Kan mijn boekhouder mij helpen bij een banklening? Ja. Kantoren stellen regelmatig cijferdossiers en prognoses op voor een kredietaanvraag. Dat valt meestal buiten het standaardpakket.

Wie is verantwoordelijk als er een fout in mijn aangifte staat? Jij blijft als ondernemer eindverantwoordelijk voor je aangifte. Erkende kantoren zijn wel verplicht verzekerd voor beroepsaansprakelijkheid.