Welke vragen stel je tijdens het kennismakingsgesprek?

Welke vragen moet je stellen tijdens het kennismakingsgesprek?Vraag naar de totale jaarkost inclusief alles wat buiten het maandtarief valt, naar hun ervaring in jouw sector, naar wie er effectief aan je dossier werkt, naar hun reactietijd en naar de opzegvoorwaarden. Dat zijn de vijf antwoorden waar je later blij mee bent.

Hieronder staan vijftien vragen die je kunt meenemen. Print ze desnoods af — een kantoor dat daarvan schrikt, is meteen ook een antwoord.

Over de prijs1. Wat is de totale jaarkost voor een dossier zoals het mijne? Niet de maandprijs, maar het jaartotaal met alles erin. Dat is het enige cijfer dat tussen kantoren vergelijkbaar is.

2. Wat zit er precies in dat bedrag? Laat het opsommen: inboeken, btw-aangiftes, jaarafsluiting, fiscale aangifte, jaarrekening, overleg.

3. Wat valt erbuiten, en wat kost dat dan? De belangrijkste vraag van het hele gesprek. Vraag concreet naar de jaarrekening, je privéaangifte, advies bij een investering, en begeleiding bij een controle.

4. Zitten mijn vragen tussendoor in het tarief? Sommige kantoren rekenen vanaf een bepaald volume bij. Beter dat je dat nu weet dan bij je eerste extra factuur.

5. Hoe en wanneer wordt de prijs herzien? Jaarlijkse indexatie, herziening bij groei van je dossier. Vraag hoeveel op voorhand ze dat melden.

Over de samenwerking6. Wie werkt er effectief aan mijn dossier, en wie is mijn aanspreekpunt? Bij een groter kantoor is dat zelden dezelfde persoon als die tegenover je zit.

7. Binnen hoeveel werkdagen krijg ik normaal antwoord op een mail? Vraag ook hoe dat zit in de drukke periodes rond de aangiftedeadlines.

8. Hoe vaak overleggen we over mijn cijfers? Standaard per kwartaal, één keer per jaar, of enkel op vraag? En zit dat overleg in het tarief?

9. Hoe lever ik mijn documenten aan? Via een app, een mailbox, een koppeling met je facturatiesoftware, of nog op papier? En staat er een toeslag op papier of op late aanlevering?

10. Wat verwacht u van mij? Deadlines voor het aanleveren, hoe je stukken geordend moeten zijn, welke informatie ze wanneer nodig hebben. Een kantoor met duidelijke verwachtingen werkt meestal ook zelf gestructureerd.

Over hun ervaring11. Hoeveel klanten heeft u in mijn sector? Concreter dan "wij bedienen alle sectoren". Sectorkennis scheelt tijd en fouten.

12. Heeft u ervaring met een zaak van mijn grootte? Een kantoor dat vooral grote vennootschappen doet, geeft een starter soms te weinig aandacht — en omgekeerd.

13. Bent u ingeschreven bij het ITAA, en onder welke titel? Accountant, fiscaal accountant, gecertificeerd accountant. Je kunt het nakijken in het openbare register.

Over de voorwaarden14. Welke opzegtermijn geldt er? Twee tot drie maanden is gangbaar. Vraag het na vóór je tekent, niet erna.

15. Wat gebeurt er met mijn dossier als ik ooit vertrek? Een correct kantoor draagt je stukken over aan je nieuwe boekhouder. Op je boekhouding bestaat geen retentierecht: die blijft van jou, ook bij een openstaande factuur.

Drie vragen die je zelf mag verwachten

Een goed kantoor stelt ook vragen. Als je deze niet hoort, is dat een signaal:

• Hoeveel facturen heb je ongeveer per jaar?
• Hoe ziet je zaak er over twee jaar uit?
• Waar loop je vandaag op vast in je administratie?

Een kantoor dat enkel over zijn tarieven praat, zal later ook enkel je stukken boeken.

Kom voorbereid binnen

Je gesprek verloopt beter als je zelf al weet wat kantoren in jouw regio vragen. Op boekhoudersvergelijken.be zie je de maandprijzen die kantoren zelf opgegeven hebben.

Bekijk de tarieven van kantoren in jouw provincie →

Lees ook waar je op let bij het kiezen van een boekhouder, of bekijk de kantoren in Limburg.

Veelgestelde vragenIs een kennismakingsgesprek gratis? Bij de meeste kantoren wel, en het duurt doorgaans drie kwartier tot een uur. Vraag het vooraf even na.

Wat neem ik mee naar het gesprek? Je ondernemingsnummer, een idee van je omzet en je aantal facturen, je huidige boekhouding als je die hebt, en je vragenlijst.

Mag ik meerdere kantoren spreken? Ja, en dat is normaal. Geef elk kantoor dezelfde informatie, anders zijn de offertes niet vergelijkbaar.

Moet ik meteen beslissen? Nee. Vraag de offerte schriftelijk en neem er een paar dagen voor. Een kantoor dat druk zet, is zelden het juiste kantoor.