Gids
Hoe levert u de administratie aan en wat moet u zelf doen?
Een soepele samenwerking met je boekhouder valt of staat met heldere afspraken over de taakverdeling. Wie maakt de verkoopfacturen op? Hoe komen de aankoopbonnetjes bij de boekhouder terecht? En hoe zit het met de bankafschriften?
Op BoekhoudersVergelijken.be zetten we de verschillende manieren van aanleveren en de ideale taakverdeling op een rij.
Hoe levert u documenten digitaal aan?
De modernste en snelste manier om je administratie aan te leveren is via digitale kanalen. Dit kan op verschillende manieren:
1. Via een Smartphone App (Scan & Herken)
Krijg je een kasticketje op restaurant of koop je kantoormateriaal? Je maakt meteen een foto met de app van je boekhoudplatform. De software leest automatisch de datum, het bedrag en de btw af.
2. Automatische e-mailstroom
Veel leveranciers sturen hun facturen per e-mail in PDF-formaat. Je kunt deze e-mails automatisch laten doorsturen naar een uniek e-mailadres van jouw boekhouddossier.
3. Peppol & e-Invoicing
In België wordt digitaal factureren via het Peppol-netwerk steeds meer de norm. Facturen worden hiermee rechtstreeks van het ene boekhoudprogramma naar het andere gestuurd, zonder tussenkomst van PDF's of papier.
Hoe zit het met je bankrekening? (CODA-bestanden)
In plaats van maandelijks PDF-bankafschriften te downloaden, maken Belgische boekhouders gebruik van CODA-bestanden.
- Via een mandaat stuurt jouw bank dagelijks gecodeerde rekeninguittreksels rechtstreeks door naar het boekhoudkantoor.
- Hierdoor kan de boekhouder betalingen direct linken aan openstaande facturen, wat enorm veel tijd bespaart.
Heldere taakverdeling: Wie doet wat?
Taak | Jij (De Ondernemer) | De Boekhouder |
|---|---|---|
Verkoopfacturen | Opstellen en versturen naar klanten | Controleren en inboeken |
Aankopen & Bonnetjes | Verzamelen en tijdig uploaden | Controleren op aftrekbaarheid en inboeken |
Btw & Belastingen | Gegevens tijdig aanleveren | Aangifte berekenen en indienen |
Betalingen | Uitvoeren via de bank | Opvolgen en matchen in de boekhouding |
Maak duidelijke afspraken voor de start
Voorkom vertragingen of extra kosten door vooraf te vragen:
- Wat is de uiterste inleverdatum voor de btw-aangifte van elk kwartaal?
- Verwacht het kantoor dat ik documenten vooraf zelf al categoriseer?
Vind een boekhouder met de workflow die jij prettig vindt
Wil je een kantoor dat jouw administratie volledig digitaliseert? Vergelijk de werkwijze van verschillende erkende kantoren via BoekhoudersVergelijken.be en kies de partner die naadloos aansluit bij jouw manier van werken!