Boete tot €5.000 voor e-facturatie: coulance is voorbij

Sinds 1 april 2026 geldt geen coulance meer voor bedrijven die hun elektronische facturatie niet op orde hebben. De FOD Financiën kan sindsdien effectief boetes opleggen: €1.500 voor een eerste overtreding, €3.000 voor een tweede, en €5.000 vanaf een derde. Wie sinds januari op de coulance vertrouwde om het "later wel te regelen", heeft dat later nu bereikt.

Dit is geen nieuwe verplichting — verplichte e-facturatie via Peppol geldt in België al sinds 1 januari 2026 voor zo goed als alle b2b-facturen. Wat wél nieuw is: de eerste drie maanden van het jaar golden als overgangsperiode, waarin de fiscus geen sancties oplegde aan wie kon aantonen dat hij "tijdig en op redelijke wijze" bezig was. Die uitzondering is vervallen. Vanaf nu telt gewoon of je systeem in orde is, niet of je ermee bezig bent.

Wat hield de coulanceperiode precies in?

Van januari tot en met maart 2026 zag de FOD Financiën af van sancties voor ondernemingen die nog niet volledig klaar waren met Peppol, op voorwaarde dat ze konden aantonen dat ze wel degelijk voorbereidingen troffen — bijvoorbeeld een lopend traject bij hun softwareleverancier of technische problemen bij het verzenden van een geldige e-factuur. Wie niets ondernomen had, viel al tijdens die periode buiten de coulance.

Sinds 1 april 2026 is die uitzonderingsgrond weg. De sanctieregeling uit het koninklijk besluit van 14 juli 2025 geldt sindsdien onverkort.

Hoeveel bedraagt de boete nu concreet?

• Eerste overtreding: €1.500
• Tweede overtreding: €3.000
• Derde overtreding en volgende: €5.000

Een volgende overtreding kan pas ten vroegste drie maanden na de vorige worden vastgesteld — de boetes lopen dus niet in een paar dagen tijd op tot €5.000, maar het systeem is wel gemaakt om structurele niet-naleving stevig af te straffen, niet een eenmalige vergissing.

Wie loopt vandaag het meeste risico?

Uit een bevraging van Horus Software bij 317 Belgische kmo's, afgenomen midden maart 2025 — dus ruim vóór de opstart van de verplichting — factureerde toen nog 26% via Excel, 21% via pdf en 19% via Word. Diezelfde bevraging vond dat 33% van de bedrijfsleiders de aankomende verplichting op dat moment niet eens kende. Dat is een beeld van vóór de start, geen actuele stand van zaken, maar het geeft aan hoeveel bedrijven bij het ingaan van de verplichting nog moesten omschakelen.

Herkenbaar in een van deze situaties? Dan is de kans reëel dat je facturatie vandaag nog niet Peppol-conform is:

• Je maakt facturen in Word, Excel of een pdf-sjabloon.
• Je stuurt facturen als pdf-bijlage per mail, zonder gestructureerde onderliggende data.
• Je weet niet zeker of je boekhoud- of facturatiesoftware al op het Peppol-netwerk zit.
• Je hebt de omschakeling gepland "voor na de zomer" en het is intussen september geworden.

Wat check je vandaag nog?

Vier dingen die je nu al kunt uitzoeken, zonder een uur vrij te maken:

1. Sta je aangesloten op Peppol? Vraag het na bij je boekhoud- of facturatiesoftware, of aan je boekhouder. De meeste courante Belgische pakketten hebben dit intussen ingebouwd.
2. Verstuur je gestructureerde facturen, niet enkel pdf's? Een pdf per mail is geen elektronische factuur in de zin van de wet, ook al ziet ze er professioneel uit.
3. Ontvang je ook Peppol-facturen correct? De verplichting geldt in twee richtingen — verzenden én ontvangen.
4. Wie volgt dit op als je het zelf niet doet? Bij veel kantoren zit e-facturatie intussen standaard in het maandpakket. Vraag expliciet na of dat bij jouw boekhouder ook zo is.

Wat als je nog niet in orde bent?

Niet in paniek raken, wel snel schakelen. De meeste boekhoudsoftware en facturatiepakketten voor de Belgische markt bieden vandaag een Peppol-koppeling die binnen enkele dagen actief is. Werk je nog volledig op papier of in Word, dan is dit het moment om over te stappen — niet enkel om de boete te vermijden, maar omdat elke maand die je langer wacht, een maand langer overtypen en risico op fouten betekent.

Heb je nog geen boekhouder, of doet je huidige kantoor hier niets rond, dan is dit een goed moment om te vergelijken. Vraag bij een kennismaking expliciet of e-facturatie standaard in het tarief zit — dat lees je ook in werkt een boekhouder digitaal en met online software. Meer over wat een boekhouder verder voor je regelt, vind je in wat doet een boekhouder precies.

[Vergelijk boekhouders die e-facturatie standaard opnemen →](/wizard)

Bekijk ook de kantoren in Limburg en in Brussel.

Veelgestelde vragen

Geldt de boete ook voor eenmanszaken?

Ja. De verplichting en de sanctieregeling gelden voor zo goed als alle btw-plichtige ondernemingen die onderling (b2b) factureren, ongeacht de bedrijfsvorm. Vrijgestelde kleine ondernemingen hebben een aparte regeling — vraag dit na bij je boekhouder als je twijfelt of jouw statuut hieronder valt.

Kan ik nog beroep doen op de coulanceperiode als ik het nu pas ontdek?

Nee. De coulance liep tot en met maart 2026 en gold bovendien enkel voor wie al aantoonbaar bezig was. Wie nu nog moet starten, valt buiten elke uitzondering.

Is een pdf-factuur per mail voldoende?

Nee. Een gewone pdf is geen elektronische factuur in de zin van de wetgeving. Het gaat om een gestructureerd elektronisch bericht dat via het Peppol-netwerk verstuurd wordt.

Regelt mijn boekhouder dit automatisch voor mij?

Niet automatisch bij elk kantoor. Sommige boekhouders hebben dit al standaard ingebouwd in hun pakket, andere factureren het als aparte dienst of hebben het nog niet opgezet. Vraag het expliciet na — het is precies het soort vraag waarmee je een kantoor test op digitale werkwijze.

Wat als mijn boekhouder zelf nog niet met Peppol werkt?

Dan is dat een reëel signaal. Een kantoor dat zijn eigen klanten niet naar een conforme oplossing kan begeleiden, loopt zelf achter op een verplichting die al sinds januari 2026 geldt. Vergelijk gerust andere kantoren in jouw regio.